Debido a la pandemia desatada en las últimas semanas a nivel global, tomamos la difícil decisión de comenzar a trabajar de forma remota, desde nuestros hogares.

Tenemos la suerte de que nuestro equipo de 12 personas ya viene gozando de 1 día de trabajo a la semana desde su casa, pero es muy distinto cuando todos pasamos a esta situación de forma permanente.

Es por eso que ayer tuvimos una reunión para ordenar este proyecto, y quiero compartirles los títulos más importantes, porque creo que son la base que nos permitirá adaptarnos a este nuevo desafío.

Manual del trabajo remoto

Para todos los días

• Manten siempre abiertas las herramientas de trabajo en equipo: Gmail, Task, Asana, Calendar, Slack
• Saluda por Slack cuando te conectes
• Ten tu anotador y post-its a mano
  • Lleva un diario de cómo te sientes con el trabajo a distancia. Las cosas que te gustan y las que no, las cosas que te ayudan y las cosas que no te ayudan.
• Revisa todos los días tus tareas en Task y Asana.
  • Carga siempre tus tareas en Asana con fecha y responsable, para que luego puedas hacer un seguimiento con el resto del equipo.
• Responde siempre a todos los mensajes.
  • Se debe terminar el día sin emails o mensajes en slack sin responder, en el caso de que una tarea lleve más tiempo, responde diciendo cuándo podrás resolverla, y agendate esa tarea en Asana.

Procesos

• Habrá al menos 1 call semanal de todo el equipo
• Habrá al menos 1 call semanal entre supervisor-supervisado
  • Es responsabilidad de ambos tener esta reunión
• Tener al menos 1 interacción vez por semana con cada cliente
• Opcional: tener 1 reunión semanal interna presencial
  • *Todas las reuniones deberán tener los temas predefinidos, los cuáles serál leídos al comienzo de la reunión y estipulado el tiempo para llevarla adelante
• Completa los reportes de seguimiento para compartir la información con el resto del equipo

Trabaja más inteligentemente

• Asegurate de tener tus herramientas integradas:
  • Asana for Gmail:
  • https://asana.com/es/apps/google-gmailAsana + Slack: https://asa.na/slack-app 
  • Integra Slack con Calendar, Drive, Pipedrive, entre otros:
  • https://bloopdigital.slack.com/apps/manageCrear un usuario de Google
• Comparte tu Google Calendar con el equipo
• Define 1 o 2 espacios de trabajo dentro de tu casa
• Levantate temprano para desayunar tranquilo antes del horario laboral. Vestite. Define también tu horario de almuerzo.
• Dejá el celular lejos del alcance de tu mano, pero que puedas escuchar si suena una llamada.
• Realiza recreos de 5-10 minutos cada 1 hora para despejarte.
• Haz ejercicio dentro de tu casa.
• Llamá y hablá con amigos.
• Usa Gmail para escribir a los clientes, Slack para la comunicación interna, y WhatsApp solo para cosas urgentes.
• Descargate aplicaciones en el celular si no siempre estás cerca de la computadora, o querés asegurarte de que no se te escape nada.
  • Gmail, Slack, Asana, Google Task, Pipedrive, Calendar, Google Ads, Facebook Ads, Analytics, Administrador de Páginas de Facebook 
• Verifica la velocidad de internet en caso de que necesites: https://fast.com

Esta situación forzada, con el objetivo de cuidar la salud de nuestro equipo y poder brindar la misma calidad de servicio a nuestros clientes, nos servirá de experimento. Estoy seguro que tendremos grandes aprendizajes, ya que si nos desempeñamos bien durante esta etapa, el equipo estará en buena posición para negociar futuros días de Home-Office cuando la situación vuelva a la normalidad.

Pienso volver a editar esta nota dentro de dos semanas, con la experiencia recolectada. Cualquier consejo, idea o comentario, lo recibiremos con los brazos abiertos, así que no dejes de compartirlo.

EDICIÓN: les comparto en este link el manual que continuamos editando,  partir del aprendizaje diario durante la cuarentena.